Define Workflow
Son herramientas que permiten la implementación de técnicas de procesos de negocio y permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo, es decir, es simplemente la automatización de los procesos que se realizan a diario dentro de la actividad comercial de una empresa.
Características de un proceso workflow
Tareas: Una aplicación workflow automatizada está formada por diferentes tareas o actividades que deben ser realizadas para alcanzar un determinado objetivo comercial.
Personas: Las tareas son realizadas siguiendo un orden específico, por personas específicas o por agentes automatizados que asumen el papel de personas en base a condiciones o reglas comerciales.
Herramientas: El proceso de la información propiamente dicho dentro de cada tarea como una comprobación de crédito o la redacción de una carta no lo realiza la aplicación workflow, sino que generalmente estas tareas las realizan herramientas tales como aplicaciones de productividad personal y aplicaciones de línea de negocio.
Modelos de arquitectura
Pueden crearse aplicaciones workflow en base a uno de tres modelos de arquitectura cliente/servidor:
a) Basada en correo electrónico.
b) Base de datos compartida.
c) Base de datos cliente/servidor.
Modelo basado en correo electrónico
Puede crearse aplicaciones workflow basadas únicamente en las infraestructuras de correo electrónico que existe en las empresas. Esta arquitectura es muy apropiada para aplicaciones de envío de documentos a través de rutas, como la requisición de gastos o la aprobación de órdenes de compra.
En el modelo basado en el correo electrónico, prácticamente toda la funcionalidad workflow reside en el cliente y es ejecutada por éste, Y solo las funciones de mensajería propiamente dichas tienen lugar en el servidor. La recepción de asignaciones de tareas y la realización de éstas tienen lugar en el cliente en los tres modelos.
Los elementos clave del entorno de ejecución, rutas, roles y reglas son ejecutados todos por uno o más procesos de cliente. Los datos, las reglas para procesar los documentos y el documento propiamente dicho residen en el depósito de entrada del usuario, mientras que las reglas de proceso pueden viajar con el documento o ser mantenidas en la aplicación de correo electrónico del cliente.
Evaluación del modelo basado en correo electrónico
Los puntos fuertes principales del modelo de correo electrónico son el soporte para tres entidades: usuarios remotos, múltiples sistemas operativos de red y múltiples plataformas cliente. Como la información viaja hacia el usuario, no importa donde resida éste y, como la mayoría de los usuarios están conectados a una red de correo electrónico, esta arquitectura es muy prometedora para situaciones workflow entre múltiples organizaciones.
El inconveniente del enfoque basado en correo electrónico es la complejidad de gestionar las reglas de workflow. Como estas reglas tienden a residir en múltiples localizaciones (muy frecuentemente, en múltiples aplicaciones de correo electrónico de los usuarios) cualquier cantidad de cambios realizados en el proceso pueden tener que realizarse también en muchas aplicaciones que pueden existir en estaciones de trabajo en todo el mundo.
Además, en el modelo de correo electrónico, puede ser difícil determinar el status o situación exacta de una determinada porción de trabajo; finalmente en una aplicación basada en correo electrónico destinada a dirigir documentos a través de rutas, el documento no está disponible para nadie que no sea el receptor actual del correo.
Son herramientas que permiten la implementación de técnicas de procesos de negocio y permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo, es decir, es simplemente la automatización de los procesos que se realizan a diario dentro de la actividad comercial de una empresa.
Características de un proceso workflow
Tareas: Una aplicación workflow automatizada está formada por diferentes tareas o actividades que deben ser realizadas para alcanzar un determinado objetivo comercial.
Personas: Las tareas son realizadas siguiendo un orden específico, por personas específicas o por agentes automatizados que asumen el papel de personas en base a condiciones o reglas comerciales.
Herramientas: El proceso de la información propiamente dicho dentro de cada tarea como una comprobación de crédito o la redacción de una carta no lo realiza la aplicación workflow, sino que generalmente estas tareas las realizan herramientas tales como aplicaciones de productividad personal y aplicaciones de línea de negocio.
Modelos de arquitectura
Pueden crearse aplicaciones workflow en base a uno de tres modelos de arquitectura cliente/servidor:
a) Basada en correo electrónico.
b) Base de datos compartida.
c) Base de datos cliente/servidor.
Modelo basado en correo electrónico
Puede crearse aplicaciones workflow basadas únicamente en las infraestructuras de correo electrónico que existe en las empresas. Esta arquitectura es muy apropiada para aplicaciones de envío de documentos a través de rutas, como la requisición de gastos o la aprobación de órdenes de compra.
En el modelo basado en el correo electrónico, prácticamente toda la funcionalidad workflow reside en el cliente y es ejecutada por éste, Y solo las funciones de mensajería propiamente dichas tienen lugar en el servidor. La recepción de asignaciones de tareas y la realización de éstas tienen lugar en el cliente en los tres modelos.
Los elementos clave del entorno de ejecución, rutas, roles y reglas son ejecutados todos por uno o más procesos de cliente. Los datos, las reglas para procesar los documentos y el documento propiamente dicho residen en el depósito de entrada del usuario, mientras que las reglas de proceso pueden viajar con el documento o ser mantenidas en la aplicación de correo electrónico del cliente.
Evaluación del modelo basado en correo electrónico
Los puntos fuertes principales del modelo de correo electrónico son el soporte para tres entidades: usuarios remotos, múltiples sistemas operativos de red y múltiples plataformas cliente. Como la información viaja hacia el usuario, no importa donde resida éste y, como la mayoría de los usuarios están conectados a una red de correo electrónico, esta arquitectura es muy prometedora para situaciones workflow entre múltiples organizaciones.
El inconveniente del enfoque basado en correo electrónico es la complejidad de gestionar las reglas de workflow. Como estas reglas tienden a residir en múltiples localizaciones (muy frecuentemente, en múltiples aplicaciones de correo electrónico de los usuarios) cualquier cantidad de cambios realizados en el proceso pueden tener que realizarse también en muchas aplicaciones que pueden existir en estaciones de trabajo en todo el mundo.
Además, en el modelo de correo electrónico, puede ser difícil determinar el status o situación exacta de una determinada porción de trabajo; finalmente en una aplicación basada en correo electrónico destinada a dirigir documentos a través de rutas, el documento no está disponible para nadie que no sea el receptor actual del correo.
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